Tanıyanlar bilir, uzun toplantılardan hiç hoşlanmam. Bu verimsizliğin bilinçli (meşgul gözükmek, kapsayıcılık sinyallemek) veya bilinçsiz (otomatiğe bağlamak) sebepleri olabiliyor. Bir değil pek çok farklı toplantı türü olduğunu düşünmek bir çözüm olabilir.
‘Toplantı toplantıdır’ dediğinizi duyar gibiyim. Pek katılmıyorum. Bence toplantılar arasındaki farkları düşünmek ve kurguyu ona göre belirlemek hem etkinliği (daha başarılı netice) hem verimliliği (daha az süre) artırabilir. Beş örnekle konuşalım.
BİR: KARAR TOPLANTISI. En kritik ama en az anlaşılan toplantı türü. Toplantı bitiminde bazı şeyleri yapmak, bazı şeyleri de yapmamak için mutabık olmak hedeflenir. Ancak genellikle toplantı öncesinde yeterince hazırlanılmaz. Bunun doğal sonucu olarak mevcut durum kimbilir kaçıncıya analiz edilir, geçmiş hatıralardan bahsedilir, bazı argümanlar tekrarlanır ve genelgeçer 'çözümler’ sunulur (‘katma değeri artırmalıyız’, ‘müşteriye daha iyi ulaşmalıyız’). Neticede karar patrona/ genel müdüre bırakılır, alt komiteye havale edilir veya bir sonraki toplantıya ötelenir.
Bir karar toplantısı düzenlenmeye niyetliyseniz, meselenin daha önce yeterince kapsamlı şekilde analiz edildiğinden, katılımcıların müzakereye katkı sunabilecek bilgi ve yetkide olduğundan, ve herkesin toplantıya ‘karar’ hedefiyle geldiğinden emin olmanız gerekir. Yoksa zamanınızı israf edersiniz.
İKİ: GEÇMİŞİ DEĞERLENDİRME TOPLANTISI. Hem en az hem en çok yapılan toplantı türü. Bir projeden/ yatırımdan sonra bilinçli olarak değerlendirme/ ders alma toplantısı (‘post-mortem’) düzenlemek maalesef çok ender yapılıyor. Nitekim bu konuyu köşemizde de ele almıştık: https://www.ekonomim.com/kose-yazisi/post-mortem/662852 Öte yandan, pek çok toplantıda artık değiştirimesi mümkün olmayan bir geçmiş üzerine yorumlar, hayıflanmalar, temenniler paylaşılıyor. Bunu aşmanın yolu, bilinçli olarak odaklı ve tek gündemli geçmişi değerlendirme toplantıları düzenlemek ve elde edilen çıktıları mümkün olduğunca uygulamak. Bunu yapmak hem kendi başına çok değerli olacak, hem de size alakasız toplantılardaki geçmişle alakalı nutukları durdurma imkânını sağlayacak.
ÜÇ: PROBLEM ÇÖZME/ BEYİN FIRTINASI TOPLANTISI. En zor toplantı türü. Zira hem yaratıcılığın önünü açmak hem de grubu hedefe odaklamak lazım. Bir yandan katılımcılığı sağlarken, diğer yandan grubun zamanının genelgeçer temennilerle veya kişilerin kendine/ patronuna övgüleriyle harcanmaması gerekiyor. Gerekirse profesyonel destek alarak doğru bir kurgu yapmak kritik önem taşıyor. Bunun yolu bazen çalışma alt-grupları kurmak, bazen problemin farklı parçalarının adım adım ele almak, bazen de günü net şekilde planlamak olabilir.
DÖRT: PLANLAMA TOPLANTISI. Genellikle gereğinden fazla kişinin zamanını alan toplantı türü. Süreç planlamalarının doküman üzerinden yapılması giderek kolaylaşıyor. Üstelik, süreç detayları beş farklı birimden gelen bir düzine kişiden oluşan bir ekipteki her bireyi ilgilendirmiyor. Kendinize iki soru sormanızı öneririm: (1) bunu e-posta ile çözebilir miyim? ve (2) kimler toplantıda olmazsa iş yürümez?
BEŞ: TÜM EKİP TOPLANTISI. En iddialı toplantı türü. Yeni genel müdür göreve başladığında, şirket birleşmesi gibi kritik bir karar alındığında veya yılsonu/ kuruluş yıldönümü gibi durumlarda, ama her halükarda yılda en az iki kez yapılması gereken bir buluşma. Kritik soru: katılımcıların/ çalışanların aklında hangi soru(lar) var? Zira motivasyonu artırmak da, belirsizliği aşmak da, ümitsizliğe yol açmak da buna bağlı. Bu sorunun cevabı, insan kaynakları biriminizin ne kadar iyi olduğunu da gösterecek!
Gerekli ve yararlı toplantılar yaptığınız bir hafta diliyorum.
